果冻传媒

Toen bij Ivo Jongsma op zondagochtend 12 januari de wekker ging, zag hij een reeks gemiste oproepen en berichten op zijn telefoon. De universiteit was die nacht digitaal onder vuur genomen. Alle netwerken waren uitgezet, om erger te voorkomen. Er was een crisis gaande en Jongsma, woordvoerder van het College van Bestuur, werd die ochtend om negen uur verwacht bij het eerste overleg van het Centrale Crisis Team (CCT).

Aan het CCT de taak om de crisis in goede banen te begeleiden en onze gemeenschap te informeren over de cyberaanval en de gevolgen daarvan. Zo moest onder meer gecommuniceerd worden dat het onderwijs de volgende dag niet kon doorgaan.

Informeren via de media

Dat is een uitdaging als je de vanzelfsprekende communicatiemiddelen niet tot je beschikking hebt: geen netwerk, geen e-mail, geen Teams, geen Osiris, Canvas of Studielink. 鈥淓r was een cybercrisis waarover we snel moesten communiceren richting onze gemeenschap, maar we hadden eigenlijk alleen onze website tot onze beschikking. Dus het besluit was snel genomen dat dit ons centrale informatiepunt werd. Maar hoe konden we ervoor zorgen dat iedereen d谩谩r zijn informatie ging halen?鈥�

鈥淒e enige mogelijkheid was om het via de media te doen. Het was best spannend om heel hard te roepen naar de buitenwereld dat we een probleem hadden. Ik herinner me het moment nog dat ik op zondagmiddag het persbericht ging versturen. Ik dacht: ik ga eerst nog even naar het toilet, want dat gaat me het komende uur vast niet meer lukken.鈥�

Lopend vuurtje in de media

Dat bleek een juiste inschatting: het nieuws van de cyberaanval ging in no time rond op de verder nieuwsluwe zondag. Jongsma鈥檚 telefoon ging daarna onophoudelijk af met verzoeken om meer informatie en interviewverzoeken. 鈥淒ankzij dit lopende vuurtje stond er de ochtend erna bijna niemand verrast op de campus.鈥�

De 果冻传媒-website was in die eerste week de enige plek waar de circa twintigduizend 果冻传媒鈥檈rs hun informatie konden halen. Elke ochtend om 10 uur was er een CCT-vergadering, waarna andere teams aan de slag gingen met vragen en uitdagingen.

Een daarvan was het communicatieteam dat zich bezighield met de duizenden binnenkomende vragen van studenten en medewerkers, en dat zorgde voor updates van de cybercrisis-FAQ. 鈥淶o konden we elke dag om 16.00 uur een update geven op de website. Dat hadden mensen snel door. We vonden het belangrijk dat iedereen dezelfde, juiste informatie zou krijgen.鈥�

We vonden het belangrijk dat iedereen dezelfde, juiste informatie zou krijgen.

Ivo Jongsma, woordvoerder College van Bestuur

Poot stijfhouden

鈥淥m die reden hebben we ook gezegd dat we geen media-interviews zouden geven, want dan gaan er toch stukjes informatie via andere kanalen rondzingen, maar we wilden het zo helder mogelijk houden voor iedereen鈥�, zegt Jongsma.

Dat betekende voor hem dat hij die eerste week zijn poot moest stijfhouden en 鈥榥ee鈥� moest verkopen aan alle grote media van Nederland, die een interview wilden komen doen met iemand van het CCT of het bestuur. 鈥淗et NOS Journaal, RTL, Nieuwsuur, talkshows 鈥� allemaal wilden ze een interview. Dat voelde soms dubbel: we hadden de media nodig gehad om het nieuws naar buiten te krijgen, maar hielden ze nu af.鈥�

鈥淲e hebben de media die op onze campus een item wilde draaien over de cyberaanval en studenten en medewerkers wilden interviewen natuurlijk de ruimte gegeven om dat te doen. We grapten in die eerste week dat er meer media op onze campus rondliepen dan studenten.鈥�

Positieve toon

Jongsma was blij met de positieve toon waarop media berichtten over de cyberaanval op onze universiteit. 鈥淒e ICT-experts die in de media aan het woord kwamen, bevestigden dat we goed hadden gehandeld door zo snel de stekkers van onze servers eruit te trekken. Er was veel sympathie voor onze situatie en ons handelen. Nederland leefde met ons mee, tot de Tweede Kamer en staatssecretaris aan toe, dat was hartverwarmend.鈥�

Interviews

鈥淒e feitelijke informatievoorziening verliep daarmee goed. Maar we hadden wel het idee dat we met onze online berichten niet helemaal het juiste gevoel konden overbrengen, vooral vanuit het bestuur. Na een korte brainstorm hebben collega鈥檚 op dag drie een video gemaakt met , vicevoorziter van het CvB en voorzitter van het CCT. Hij deed dat met veel flair, en leverde dan ook enorm veel waardering en reacties op.鈥�

Toen na een week het onderwijs weer van start ging, heeft Patrick Groothuis een reeks media-interviews gedaan, onder meer met de NOS. Jongsma: 鈥淪ommige media werden mopperig, ze wilden nu wel eens iemand spreken. Die wens snapten we helemaal. Gelukkig ontstond er na de eerste week meer ruimte en was de situatie toen redelijk uitgekristalliseerd.鈥�

Het was die eerste week gewoon vol gas gaan. De collegialiteit was super.

Ivo Jongsma, woordvoerder College van Bestuur

De cybercrisis was twee weken vol adrenaline voor Jongsma. 鈥淒ie eerste week was het spannendst. Dat was gewoon vol gas gaan. En ondanks dat de aanleiding niet leuk was, vond ik het mooi om te zien met hoeveel toewijding en professionaliteit iedereen aan het werk was. De collegialiteit was super.鈥�

Rapportages

Jongsma鈥檚 werk wordt al even niet meer gedomineerd door de cyberaanval, maar binnenkort mag hij weer aan de bak. In mei zijn de rapportages klaar over de cyberaanval en hoe onze organisatie heeft gehandeld in de crisis. 鈥淲e gaan de uitkomsten daarvan naar buiten brengen. Daar blijft grote interesse voor.鈥�

Ook in het staartje van deze crisis blijft Jongsma trouw aan het zo helder en transparant mogelijk communiceren, maar ook geco枚rdineerd. 鈥淲e willen iedereen tegelijkertijd goed informeren, zodat ook dan geen halve verhalen gaan rondzingen.鈥�